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Vue d'ensemble des fonctionnalités

FONCTIONNALITÉS - ORGANISATEURS D'ÉVÉNEMENTS

Tout au même endroit

Tout au même endroit

Un centre de données central pour organiser et gérer tous les aspects du travail et pour s'assurer que toute l'équipe reste à la même page. Pas besoin de basculer entre les feuilles de calcul et les vues d’ensemble, en éliminant les entrées de données en double et en améliorant la collaboration de l'équipe. Toute modification ou mise à jour sera visible pour tous les membres de l'équipe.

Base de données de contacts centralisée

Base de données de contacts centralisée

Développez votre base de données en ligne de personnes, d'entreprises, de films, d'artistes ou d'événements avec des détails approfondis et personnalisables, reliez les profils et suivez l'évolution des relations au cours des années. Utilisez le puissant moteur de recherche d'Eventival qui permet de combiner simultanément plusieurs critères afin d’effectuer des recherches très complexes et enregistrez votre recherche en tant que requête pour référence ultérieure.

Bulletins d'information, mailing de masse

Bulletins d'information, mailing de masse

Envoyez des communiqués de presse, des bulletins d'information et des invitations illimitées via l'outil de mailing de masse intégré d'Eventival ou les plates-formes intégrées de messagerie en masse - Mailchimp, SendGrid, Mailjet ou MadMimi. Personnalisez les emails en utilisant les champs de fusion et envoyez des emails avec des pièces jointes personnalisées telles que des itinéraires personnels, des factures et des confirmations. Conseils par email pour éviter les filtres anti spam.

Invitations

Invitations

Personnalisez les invitations en utilisant des champs de fusion et envoyez des emails avec des pièces jointes personnalisées telles que des itinéraires individuels, des factures ou des confirmations. Envoyez des invitations avec des liens spéciaux en permettant à l'invité de répondre avec ou sans besoin de se connecter.

Enregistrement en ligne

Enregistrement en ligne

Laissez vos participants s'inscrire en ligne. Créez un nombre illimité de formulaires en ligne personnalisables avec les champs souhaités et dans les langues requises avec ou sans besoin de vous connecter à la page des visiteurs - des formulaires d'inscription, des appels à bénévoles, des enquêtes, des questionnaires, des formulaires d’abonnement, etc. Laissez le système envoyer des emails de confirmation automatique avec une vue d'ensemble des informations saisies.

Accréditation

Accréditation

Effectuez l'inscription en ligne et l'accréditation sur la page des visiteurs Eventival qui permet aux participants de s'inscrire, demander une accréditation et payer via Paypal ou divers autres systèmes de paiement (voir leur liste ici). Créez différents types d'accréditation ou de paquets d'accréditation et laissez Eventival s'occuper de l'envoi des confirmations automatiques et des factures.

Badges

Badges

Créez et imprimez des badges avec les photos des participants, les noms, les dates, les niveaux d'accès et d'autres détails. Gardez l œil sur des badges à chaque étape en surveillant s'ils sont assignés, payés, imprimés ou émis. Ajoutez des codes-barres ou des codes QR aux badges et analysez-les pour contrôler la présence aux événements et exporter les statistiques de fréquentation globales.

 

Événements

Événements

Gérez les événements, les lieux et les capacités, reliez les parties prenantes et les fournisseurs, créez des événements publics ou sur invitation pendant votre événement principal ou pendant toute l'année. Créez des listes d'invités, envoyez des invitations personnalisées à l'aide de notre outil de courrier électronique et laissez les invités répondre en ligne avec ou sans besoin de se connecter. Envoyez des rappels et des confirmations, et exportez des listes d'invités.

Programme

Programme

Créez un programme général de tous les événements, soirées, ateliers ou conférences de presse et laissez Eventival vous aider avec d'éventuelles doubles réservations. Utilisez le gestionnaire de site pour n'afficher que les sites sélectionnés. Élargissez le calendrier et projetez-le sur le mur pour avoir une vue d’ensemble. Exportez le calendrier en plusieurs formats: Excel ou d'autres formats? Programme global de tous les événements ou juste le programme du jour? Tous les jours, tous les lieux ou seulement une sélection? Un jour par feuille ou tout dans une seule feuille? Lieux  verticalement et plages horaires horizontalement ou l’inverse? Les options sont infinies.

Accueil

Accueil

Gérez la gestion des invités de A à Z. invitez vos invités, suivez les arrivées et les départs internationaux, organisez les horaires de transport et transfers local, gardez un suivi de votre capacité d'hébergement, gérez les frais d'hébergement et générez des listes de chambres. Supervisez tout cela en utilisant une recherche avancée pour les invités selon les critères de votre choix, des aperçus personnalisables et des exportations de données vers différents formats. Laissez Eventival devenir votre archive pour des invités passés, des réservations d'hôtel et les présences aux événements.

Voyage, transports et transfers

Voyage, transports et transfers

Saisissez et enregistrez les détails des voyages internationaux des invités. Il peut être utilisé à la fois lorsque vous organisez le voyage du client et aussi pour les clients qui organisent leur voyage eux-mêmes en leur permettant de saisir leurs détails de voyage. Créez des horaires de transferts sur place. Le système fait automatiquement des suggestions de transport et transfers en fonction de l'arrivée du client et des événements dans son itinéraire. Attribuez aux invités des chauffeurs et des assistants et exportez les horaires de transport et transfers pour chaque visiteur, chauffeur ou un programme global dans Excel ou PDF.

Logement

Logement

Maintenez un suivi de vos disponibilités d'hôtels et de chambres, réservez des chambres pour les invités et les entreprises, gérez les frais d'hébergement, générez des listes de chambres en ligne et hors-ligne et des coupons pour les hôtels.

Itinéraires

Itinéraires

Eventival génère un itinéraire personnalisé pour chaque participant en fonction de son programme d'événements, de réunions, de voyages, de transport et transfers, de check-in et check-out à l'hôtel. Envoyez les itinéraires par email à chaque invité ou laissez-les consulter et télécharger ces informations en ligne sur leurs pages de visiteur.

Liste des participants

Liste des participants

Affichez la liste des participants et leurs profils dans une interface en ligne qui permet aux utilisateurs de faire de recherches, filtrer, ajouter aux favoris et se contacter directement entre eux. Laissez vos invités planifier des réunions avant même qu'ils arrivent à l'événement.

Gestion des bénévoles

Gestion des bénévoles

Recrutez des bénévoles et laissez-les remplir un formulaire d'inscription personnalisable en ligne. Conservez toutes les données personnelles présentes et passées dans une base de données pour un suivi facile. Utilisez l'outil de mailing de masse intégré pour informer facilement les volontaires sélectionnés et non sélectionnés et pour toute autre communication de masse. Gérez l'accréditation du personnel, l'hébergement, les déplacements, la communication et les programmes.

Gestion de projet et de tâches

Gestion de projet et de tâches

Planifiez et gérez le travail, attribuez des tâches et des rôles aux membres de l'équipe et gardez l œil sur les listes de tâches et les échéances. Recevez des rappels et des notifications de toutes les mises à jour. Protégez les informations sensibles en rendant les projets visibles uniquement aux membres de l'équipe sélectionnés.

Membres

Membres

Conservez toutes les données des membres présents et passés dans une base de données pour un suivi facile. Inscription en ligne des membres. Options de paiement flexibles, conditions et niveaux.

Relations presse

Relations presse

Conservez les données des représentants des médias présents et passés en un seul endroit pour un suivi facile. Envoyez des communiqués de presse par mailing de masse. Traitez les demandes d'accréditation de presse, gérez l'hébergement et les déplacements. Recevez et gérez les demandes d'interviews et organisez des itinéraires.

Relations avec les donateurs et les sponsors

Relations avec les donateurs et les sponsors

Conservez les données actuelles et passées des donateurs et partenaires en un seul endroit pour un suivi facile. Suivez les évolutions dans les relations d'affaires en gestion de projet. Enregistrez et effectuez un suivi des donations et gérez leurs plans.

Importations de données et exportations

Importations de données et exportations

Importez des données à partir de feuilles Excel et laissez le système suggérer des doublons potentiels pour les fusionner. Exportez des données, des listes et des aperçus et choisissez quels types d’informations devraient apparaître dans vos exportations ainsi que votre format d'exportation. Une fois que vous avez créé vos exportations personnalisées, elles seront accessibles en cliquant sur un bouton.

Importer depuis Cinando

Importer depuis Cinando

Si vous êtes une organisation liée au cinéma, vous vous êtes intéressé à la connexion directe d'Eventival avec Cinando. La base de données Cinando a plus de 50 000 entrées de films et plus de 75 000 profils de personnes de l'industrie cinématographique que vous pouvez facilement importer dans votre base de données Eventival en appuyant sur un bouton. Cela vous permettra d’économiser des heures de travail manuel.

Publications

Publications

Préparez vos publications dans une base de données centrale et exportez-les vers d'autres plateformes en ligne ou imprimées telles qu’un site Web, une application mobile, un système de billetterie, des catalogues et brochures. Exportez le programme, les descriptions d'événements, les profils et les biographies des participants ou des intervenants dans plusieurs formats.

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Publiez facilement votre emploi du temps, vos informations d'événement ou vos profils de participants sur votre site Web, votre application mobile ou votre système de billetterie sans avoir à télécharger des textes, des images et des fichiers sur votre site Web. Connectez votre site Web à Eventival afin qu'il soit toujours à jour, même lorsque vous apportez des modifications au programme.

Page de visiteur (Visitor Page)

Page de visiteur (Visitor Page)

L'interface frontale personnalisable est votre canal de communication sécurisé avec les invités, les participants, les bénévoles et la presse - en leur permettant de s'inscrire, RSVP aux événements, payer en ligne et bien plus.

Interface personnalisable

Interface personnalisable

Créez des champs de base de données personnalisés supplémentaires, des menus déroulants, des zones de texte et des cases à cocher pour que votre Eventival s’adapte à vos besoins.

Plusieurs langues

Plusieurs langues

Les deux interfaces Eventival sont continuellement localisées: la page de visiteur (Visitor Page) est actuellement disponible dans plus de 15 langues, tandis que le Backoffice l’est en 6 langues.

Spécifications du système

Spécifications du système

Consultez notre fiche technique pour plus d'informations.