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Überblick über Funktionen

MUSIKFESTIVALS

Alles An Einem Ort

Alles An Einem Ort

Ein zentraler Datenknoten, um alle Aspekte der Arbeit zu organisieren und zu verwalten und sicherzustellen, dass das gesamte Team immer im Gleichklang ist. Kein Wechseln mehr zwischen Tabellen und Ansichten. Doppelte Dateneingaben werden vermieden und die Teamzusammenarbeit verbessert. Jede Änderung im Festivalplan wird automatisch in das Künstlerprogramm übertragen und ist dort auch für alle anderen Teammitglieder abrufbar.

Künstler-Management

Künstler-Management

Fügen Sie alle Künstler- und Bandinformationen in einer zentralen Datenbank und speichern Sie ihre Informationen wie Bios, Label, Agent und Crew. Verknüpfen Sie alle damit verbundenen Personen und Firmen, wie z.B. Buchungsagentur und Agent, Tourmanager, künstlerische Crew und speichern Sie ihre Kontakte. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für alle Informationen, die Sie nicht speichern möchten. Eventival wird somit Ihr Archiv für Buchungen.

Produktionsfortschritt

Produktionsfortschritt

Behalten Sie den Überblick über die Produktionsschritte, z. B. die Unterzeichnung des Vertrags, die Festivalfahrer, die Organisation der Reisen und Visa, den Empfang des Fahrers, die Backline, Pressemappen und andere Dokumente, die Bekanntgabe des Künstlers und die Zusendung des persönlichen Programms.

Dokumente und Links

Dokumente und Links

Speichern Sie Fahrer für Technik, Bühnenpläne, Pressemappen, Verträge, Fotos und andere Dokumente an einem Ort und senden Sie Links zu den Dokumenten an die zuständigen Mitarbeiter des Festivals.

Künstlereinreichung

Künstlereinreichung

Starten Sie von hier Ihre Anfrage für Einreichungen von Bands und erhalten Sie die Beiträge direkt in Ihrer Künstlerdatenbank. Erstellen Sie Ihr Antragsformular mit den gewünschten Feldern, Bands können hier Bilder, Video-Links, Kontakte und andere Informationen hochladen. Eventival kann Einreichungsgebühren über Paypal oder viele andere Zahlungssysteme bearbeiten (siehe Liste hier).

Bewertung der Künstler und Auswahl

Bewertung der Künstler und Auswahl

Richten Sie für Ihre Rezensenten ein Bandbewertungs- und Überprüfungssystem ein. Eventival bietet eine einfach zu bedienende sichere Online-Benutzerfläche, die es ihnen ermöglicht, auf Video-Links und anderes von den Bands eingereichtes Material zuzugreifen und die Anwendungen zu bewerten. Sie können hier den Auswahlstatus jedes Künstlers verfolgen und die ausgewählten und nicht ausgewählten Bewerber einfach über das integrierte Massenversandsystem informieren.

Zeitplanung

Zeitplanung

Beginnen Sie mit der Planung von Aktivitäten an mehreren Orten und auf verschiedenen Bühnen, indem Sie einfach die Drag & Drop-Funktion verwenden. Fügen Sie Shows, Soundchecks, Line Checks, Einspielungen, Umstellungen, Proben, Presse- oder öffentliche Konferenzen, Interviews, Crew Call und Essen hinzu, verlinken Sie sie mit Künstlern und speziellen Veranstaltungen. Verwenden Sie den Veranstaltungsort-Manager, um nur ausgewählte Veranstaltungsorte anzuzeigen. Vergrößern Sie den Zeitplan und projizieren Sie ihn an die Wand, um das Gesamtbild zu sehen. Exportieren Sie den Zeitplan auf beliebige Weise: Excel oder andere Formate? Gesamtablauf aller Veranstaltungen oder nur der aktuelle Tagesplan? Alle Tage und alle Orte, oder nur ausgewählte? Ein Festivaltag pro Blatt oder alles in einem Blatt? Orte vertikal und Zeitfenster horizontal oder umgekehrt? Die Möglichkeiten sind endlos.

Publikationen

Publikationen

Bereiten Sie Ihre Publikationseinträge in einer zentralen Datenbank vor und exportieren Sie diese auf andere Online- oder Print-Plattformen wie die Festival-Website, Mobile Apps, Ticketing-Systeme sowie Kataloge und Broschüren. Ein Platz für alle Ihre Texte, Korrekturlesen und Übersetzungen in mehrere Sprachen. Verfolgen Sie den Ablauf und speichern Sie die abgeschlossene Arbeit. Richten Sie beliebig viele Publikationslayouts ein und exportieren Sie Künstler- oder Teilnehmerdaten in mehrere Formate.

Synchronisierung mit Website, Mobile App und Ticket-System

Synchronisierung mit Website, Mobile App und Ticket-System

Veröffentlichen Sie Ihren Festivalplan und Ihre Künstlerprofile ganz einfach auf Ihrer Website, mobilen App oder Ihrem Ticketsystem, ohne dass Sie zeitraubend Texte, Bilder und Dateien auf Ihre Website hochladen müssen. Verbinden Sie Ihre Website mit Eventival, damit sie auch bei Änderungen am Festivalprogramm immer auf dem neuesten Stand ist.

Gästeservice

Gästeservice

Gästebetreuung von A bis Z. Kategorisieren Sie Ihre Gäste, verfolgen Sie internationale Ankünfte und Abflüge, arrangieren Sie lokale Transfers, behalten Sie den Überblick über Hotelkapazitäten, verwalten Sie Übernachtungskosten und erstellen Sie Zimmerlisten. Behalten Sie alles im Auge und nutzen Sie die flexible Suche nach Gästen mit Hilfe von Kriterien, anpassbaren Übersichten und Datenexporten in verschiedenen Formaten. Eventival ist Ihr Archiv für Gäste, Hotelreservierungen und Eventbesucher.

Reisen und Transfers

Reisen und Transfers

Erfassen und speichern Sie die internationalen Reisedaten für Ihre Gäste. Es kann sowohl für die Organisation der Reise als auch für Gäste, die ihre Reise selbst organisieren, verwendet werden. Erstellen Sie lokale Transferpläne. Das System schlägt automatisch Transfervorschläge vor, die auf der Ankunftszeit und Eventprogramm des Gastes basieren. Weisen Sie Fahrer und Begleitpersonen zu und exportieren Sie Transferzeitpläne für jeden Gast, jeden Fahrer, oder einen gesamten Zeitplan in Excel oder PDF.

 

Unterbringung

Unterbringung

Behalten Sie den Überblick über die Kapazität von Hotels und Zimmern. Reservieren Sie Räume für Gäste, Künstler und Firmen, verwalten Sie Übernachtungskosten und erstellen Sie Online- und Offline-Zimmerlisten und Hotelgutscheine.

Festivalpläne

Festivalpläne

Eventival erstellt für jeden Teilnehmer einen personalisierten Festivalplan auf Grundlage seiner Wünsche für Events, Meetings, Reisen und Transfers, Hotel-Check-in und Check-out. Verschicken Sie die Festivalpläne per E-Mail an den Gast oder lassen Sie ihn diese auf seiner Besucherseite online herunterladen.

Events

Events

Managen Sie Events, Veranstaltungsorte und Kapazitäten, verlinken Sie Stakeholder und Zulieferer, erstellen Sie offene Events oder welche für geladene Gäste. Events, die während des Festivals oder über das ganze Jahr stattfinden. Erstellen Sie Gästelisten, versenden Sie personalisierte Einladungen mit unserem Massenmailsystem und lassen Sie die Gäste online ihre Anwesenheit bestätigen, ohne sich vorher einzuloggen. Verschicken Sie Erinnerungen und Bestätigungen und exportieren Sie Gästelisten.

Akkreditierung

Akkreditierung

Wie erleichtern die Akkreditierung von Freiwilligen, Mitarbeitern, Presse und Gästen. Führen Sie die Online-Akkreditierung auf der Eventival Besucherseite durch, auf der sich die Teilnehmer registrieren, eine Akkreditierung beantragen und über Paypal oder andere Systeme bezahlen können (siehe Liste hier). Legen Sie verschiedene Akkreditierungsarten oder Pakete an und überlassen Sie Eventival das Versenden von automatischen Bestätigungen und Rechnungen.

Festivalausweise

Festivalausweise

Gestalten Sie Ausweislayouts und drucken Sie Festivalpässe mit Bildern, Namen, Daten, Zugriffsleveln und anderen Details der Teilnehmer. Behalten Sie die Übersicht über die Ausweise, indem Sie kontrollieren, ob sie zugewiesen, bezahlt, gedruckt oder ausgestellt wurden. Fügen Sie den Ausweisen Barcodes oder QR-Codes hinzu und scannen Sie diese, um die Teilnahme an Screenings / Veranstaltungen zu überwachen und exportieren Sie Statistiken zur Gesamtteilnehmerzahl.

Management für freiwillige Mitarbeiter

Management für freiwillige Mitarbeiter

Rekrutieren Sie Freiwillige und lassen Sie sie ein individuell gestaltbares Anmeldeformular online ausfüllen. Bewahren Sie alle jetzigen und früheren persönlichen Daten in einer Datenbank auf, um das Tracking zu erleichtern. Verwenden Sie das eingebaute Massenmailsystem, um die ausgewählten und nicht ausgewählten Freiwilligen leicht zu informieren. Managen Sie Personalakkreditierung, Unterkunft, An- und Abreise, Kommunikation und Zeitpläne.

Onlineformulare

Onlineformulare

Sammeln Sie Feedback durch eine Umfrage Ihrer Festivalteilnehmer, um die Vorbereitung des Festivals weiter zu verbessern. Erstellen Sie beliebig viele anpassbare Online-Formulare mit den gewünschten Feldern und in den erforderlichen Sprachen, mit oder ohne Login auf die Besucherseite – erstellen Sie Anfragen für Freiwillige, Umfragen oder Anmeldeformularen. Lassen Sie das System automatische Bestätigungs-E-Mails mit einer Übersicht der ausgefüllten Informationen verschicken.

Projekt- Und Aufgabenmanagement

Projekt- Und Aufgabenmanagement

Teamarbeit ist alles. Planen und verwalten Sie Arbeit, weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben und Rollen zu und behalten Sie den Überblick auf Checklisten und Fristen. Stellen Sie im System Erinnerungen und Benachrichtigungen über Updates ein. Schützen Sie sensible Informationen, indem Sie Projekte nur für ausgewählte Teammitglieder sichtbar machen. Erstellen Sie Vorlagen für Standardaufgaben und Projekte und kopieren Sie diese einfach bei Bedarf.

Zentralisierte Kontaktdatenbank

Zentralisierte Kontaktdatenbank

Alle Kontaktdaten an einem Ort und für jeden zugänglich. Erweitern Sie Ihre Online-Datenbank mit Personen-, Firmen-, Film- und Eventkontakten mit Details, verknüpfen Sie die Profile miteinander und behalten Sie den Überblick über die sich im Laufe der Jahre ändernden Beziehungen. Erstellen Sie anpassbare Kategorien, Tags, Listen und Anfragen und weisen Sie Personen verschiedenen Gruppen zu (Mitarbeiter, Transport, Lieferanten, Techniker, Künstlerkoordinatoren, Medien, Gäste, Agenten usw.).

Speichern Sie Dokumente, die sich auf bestimmte Personen oder Firmen beziehen, wie Pässe, Führerscheine für Fahrer, Lizenzen für Veranstaltungsorte, Verträge, Versicherungen usw.). Importieren Sie Daten aus Excel-Tabellen, und lassen Sie das System mögliche Duplikate vorschlagen, um diese zusammenzufügen. Sparen Sie Zeit mit Massendatenübertragungen und anderen Massenaktionen.

Newsletter, Massenpostsendung

Newsletter, Massenpostsendung

Senden Sie unbegrenzt Pressemitteilungen, Newsletter und Einladungen über das integrierte Massenmailsystem von Eventival oder andere integrierte Massenmail-Plattformen - Mailchimp, SendGrid, Mailjet oder MadMimi. Erstellen Sie flexible Mailinglisten und archivieren Sie gesendete E-Mails. Personalisieren Sie E-Mails mithilfe von Serienbrieffeldern (sie füllen automatisch Informationen aus, die im System gespeichert sind) und senden Sie E-Mails mit personalisierten Anhängen wie persönlichen Eventplänen, Rechnungen und Bestätigungen.

Suchen Und Exportieren

Suchen Und Exportieren

Verwenden Sie dieses leistungsstarke Suchwerkzeug von Eventival, mit dem Sie mehrere Kriterien gleichzeitig kombinieren können, um sehr komplexe Suchen durchzuführen und Ihre Suche zum späteren Nachschlagen zu speichern. Wählen Sie aus, welche Informationen in Ihren Exporten angezeigt werden sollen, und wählen Sie das bevorzugte Exportformat aus. Sobald Sie Ihre benutzerdefinierten Exporte erstellt haben, sind sie mit einem Klick verfügbar.

Individuell Gestaltbare Benutzeroberfläche

Individuell Gestaltbare Benutzeroberfläche

Erstellen Sie zusätzliche benutzerdefinierte Datenbankfelder, Drop-Down-Menüs, Textfelder und Kontrollkästchen, um Ihr Eventival maßzuschneidern.

Besucherseite

Besucherseite

Das anpassbare Front-End-Interface ist Ihr sicherer Kommunikationskanal mit Bands, Presse, Gästen, und anderen Teilnehmern, der Ihnen hilft, Daten zu sammeln und zu verteilen, Online-Zahlungen zu akzeptieren und vieles mehr.

Mitgliedschaft

Mitgliedschaft

Archivieren Sie alle vorhandenen und früheren Mitgliederdaten in einer Datenbank zum einfachen Abrufen. Online-Mitgliederregistrierung. Flexible Zahlungsoptionen und Konditionen.

Spender- und Sponsorenbeziehung

Spender- und Sponsorenbeziehung

Archivieren Sie aktuelle und frühere Daten von Spendern und Partnern an einem Ort, um das Abrufen zu erleichtern. Verfolgen Sie die Entwicklung von Geschäftsbeziehungen im Projektmanagement. Speichern und verfolgen Sie Spenden und verwalten Sie Spendenpläne.

Pressearbeit

Pressearbeit

Archivieren Sie aktuelle und frühere Medienvertreterdaten an einem Ort, um das Abrufen zu erleichtern. Senden Sie Pressemitteilungen per Massenpost. Bearbeiten Sie Anfragen für Presseakkreditierung, managen Sie Unterkünfte sowie An- und Abreisen. Sammeln und verwalten Sie Interviewanfragen und organisieren Sie Eventpläne.

Systemspezifikationen

Systemspezifikationen

Weitere Informationen finden Sie in unserem technischem Datenblatt.