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Vue d'ensemble des fonctionnalités

FONCTIONNALITÉS - FESTIVALS DE MUSIQUE

Tout au même endroit

Tout au même endroit

Un centre de données principal pour organiser et gérer tous les aspects du travail et s'assurer que toute l'équipe reste à la même page. Pas besoin de basculer entre les feuilles de calcul et les vues d’ensemble, supprémant la saisie de données en double et en améliorant la collaboration entre les équipes. Apportez des changements à l'horaire du festival et cela sera automatiquement répercuté dans l'itinéraire de l'artiste et visible par tous les autres membres de l'équipe. Basculez entre la vue d'ensemble du programme à un aperçu détaillé.

Gestion de l’artiste

Gestion de l’artiste

Stockez toutes les informations sur les artistes et les groupes dans une base de données centrale, enregistrez leurs biographies, label, données d’agent et informations sur l’équipe. Associez toutes les personnes et sociétés liées, telles que l'agence de réservation et l'agent, le responsable de tournée, l'équipe artistique et conservez leurs contacts. Créez des champs personnalisés pour toutes les informations que vous souhaitez enregistrer et qui ne rentrent pas ailleurs. Éventuellement, Eventival deviendra votre archive de l'historique de vos réservations.

Évolution de la production

Évolution de la production

Suivez les étapes de production telles que la signature du contrat et les annexes du festival, organisez le voyage et les visas, recevez l’annexe, le backline, les dossiers de presse et d’autres documents, annoncez l'artiste et envoyez les itinéraires personnels.

Documents et liens

Documents et liens

Stockez les annexes techniques, les plans de scène, les dossiers de presse, les contrats, les photos et d’autres documents dans un seul endroit et envoyez des liens vers les documents au personnel du festival concerné.

Propositions d'artistes

Propositions d'artistes

Lancez votre appel pour les candidatures de groupes et commencez à recevoir des demandes directement dans votre base de données d'artistes. Créez votre formulaire de demande avec les champs désirés et laissez les groupes de musique télécharger des images, des liens vidéo, des contacts et d'autres informations. Eventival peut également traiter les paiements de frais de candidature via Paypal ou de nombreux autres systèmes de paiement (voir leur liste ici).

Vérification et sélection d'artistes

Vérification et sélection d'artistes

Mettre en place un système de classement et de révision pour vos évaluateurs. Eventival fournit une interface en ligne sécurisée, simple à utiliser, qui lui permet d'accéder aux liens vidéo et d’autres documents soumis par les groupes ainsi que de marquer les applications. Gardez un œil sur le statut de sélection de chaque artiste et informez facilement les candidats sélectionnés et non sélectionnés à l'aide de l’outil de mailing de masse intégré.

Programmation

Programmation

Commencez à planifier les activités en plusieurs endroits et étapes facilement en glissant et en déposant simplement les évènements dan la programmation. Ajoutez des spectacles, des balances, des vérifications en ligne, des chargements, des répétitions, des changements, des conférences de presse ou publiques, des entretiens, appels d'équipe et repas, les connecter à des artistes et des événements spéciaux. Utilisez le gestionnaire de site pour n'afficher que les sites sélectionnés. Élargissez le programme et projetez-le sur le mur pour un vision d’ensemble. Exportez le programme comme vous le souhaitez : Excel ou d'autres formats ? Programme global de tous les événements ou juste le programme par jour en cours d'exécution ? Tous les jours, tous les lieux ou seulement ceux sélectionnés ? Un jour de festival par feuille ou l’ensemble dans une seule feuille? Les lieux verticalement et les plages horaires horizontalement ou l’inverse? Les options sont infinies.

Publications

Publications

Préparez vos publications dans une base de données centrale et exportez-les vers d'autres plateformes en ligne ou imprimées, comme le site Web du festival, une application mobile, le système de billetterie et les catalogues et brochures. Un espace dédié à la modification de vos textes, la relecture et traduction vers plusieurs langues. Gardez un œil sur la progression et protégez le travail terminé. Configurez n'importe autant de formats de publications que vous le souhaitez et exportez des données d'artistes ou de participants dans plusieurs formats.

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Publiez facilement votre programme du festival et vos profils d'artistes sur votre site Web, votre application mobile ou votre système de billetterie sans avoir à télécharger des textes, des images et des fichiers sur votre site internet. Connectez votre site Web à Eventival pour qu'il soit toujours à jour, même lorsque vous modifiez le programme du festival.

Accueil

Accueil

Gérez la gestion des invités de A à Z. catégorisez vos invités, faites le suivi des arrivées et des départs internationaux, organisez les horaires de prise en charge sur place et la planification des transferts, maintenez un suivi de votre capacité d'hébergement, gérez les frais d'hébergement et générez des listes de chambres. Gardez un aperçu de tout cela en utilisant une recherche flexible des invités en fonction de plusieurs critères, des aperçus personnalisables et des exportations de données vers différents formats. Laissez Eventival devenir votre archive pour vos invités passés, réservations d'hôtel et présence aux événements.

Voyage et transferts

Voyage et transferts

Entrez et enregistrez les détails du voyage international des invités. Il peut être utilisé à la fois lorsque vous organisez le voyage de l’invité et aussi pour les invités qui organisent leur voyage eux-mêmes pour leur permettre de saisir leurs détails de voyage. Créez des horaires de transferts locaux. Le système fait automatiquement des suggestions de transport et transfers en fonction de l'arrivée du client et des événements dans son itinéraire. Attribuez des chauffeurs et des assistants et exportez en Excel, PDF ou dans un programme global, les horaires de transport et transfers pour chaque invité et chauffeur.

Logement

Logement

Gardez un œil sur votre disponibilité d'hôtels et de chambres, réservez des chambres pour des invités, des artistes et des entreprises, gérez les frais d'hébergement, générez des listes de chambres en ligne et hors ligne et des coupons pour les hôtels.

Itinéraires

Itinéraires

Créez un itinéraire personnalisé pour chaque artiste, invité ou personnel en fonction de leur calendrier d'événements, de spectacles, de réunions, de voyages et de transferts, d'enregistrement et de départ de l'hôtel. Envoyez les itinéraires par email à chaque invité ou manager d'artiste ou donnez-leur la possibilité de les consulter et télécharger en ligne sur leur page de visiteur (Visitor Page).

Événements

Événements

Gérez des événements, des lieux et des capacités, relier les parties prenantes et les fournisseurs, créez des événements ouverts ou sur invitation pendant votre festival ou pendant toute l'année. Créez des listes d'invités, envoyez des invitations personnalisées en utilisant l’outil de mailing de masse et laissez les invités répondre en ligne avec ou sans besoin de se connecter. Envoyez des rappels et des confirmations, et exportez des listes d'invités.

Accréditation

Accréditation

Gérez facilement les bénévoles, le personnel, la presse ou l'accréditation des invités. Exécutez l'accréditation en ligne sur la page des visiteurs Eventival qui permet aux participants de s'inscrire, demander une accréditation et payer via Paypal ou d’autres systèmes de paiement (voir leur liste ici). Créez différents types d'accréditation ou de paquets d'accréditation et laissez Eventival s'occuper de l'envoi des confirmations automatiques et des factures.

Badges

Badges

Créez et imprimez des badges avec les photos des participants, les noms, les dates, les niveaux d'accès et d'autres détails. Gardez un œil sur des badges à chaque étape en surveillant s'ils sont assignés, payés, imprimés ou émis. Ajoutez des codes-barres ou des codes QR aux badges et numérisez-les pour surveiller la présélection / la participation aux événements et exporter les statistiques de fréquentation globales.

Gestion des bénévoles

Gestion des bénévoles

Recrutez des bénévoles et laissez-les remplir un formulaire d'inscription personnalisable en ligne. Conservez toutes les données personnelles présentes et passées dans une base de données pour un suivi facile. Utilisez l'outil de mailing de masse intégré pour informer facilement les candidats sélectionnés et non sélectionnés et pour toute autre communication en masse avec des volontaires. Gérez l'accréditation du personnel, l'hébergement, les déplacements, la communication et les horaires.

Formulaires en ligne

Formulaires en ligne

Regroupez des commentaires grâce à un sondage auprès des participants du festival pour améliorer la préparation du festival. Créez autant de formulaires en ligne personnalisables que vous le désirez avec les champs souhaités et dans les langues requises avec ou sans besoin de vous connecter à la page des visiteurs – appels à candidature pour des bénévoles, des sondages ou des formulaires d'inscription. Laissez le système envoyer des emails de confirmation automatique avec une vue d'ensemble des informations.

Gestion de projet et de tâches

Gestion de projet et de tâches

Tout est dans le travail d'équipe ! Planifiez et gérez le travail, attribuez des tâches et des rôles aux membres de l'équipe et gardez l’œil sur les checklists et les échéances. Définissez des rappels pour vous ou vos collègues et recevez un rapport de mise à jour. Protégez les informations sensibles en rendant les projets visibles uniquement aux membres de l'équipe sélectionnés. Créez des formulaires pour les tâches et projets standard et reproduisez-les facilement si vous en avez besoin.

Base de données de contacts centralisée

Base de données de contacts centralisée

Tous les détails de contact dans un endroit accessible à tous. Développez votre base de données en ligne de personnes, d'entreprises, d'artistes et d'événements avec des détails approfondis et personnalisables, reliez les profils entre eux et suivez l'évolution des relations au fil des ans. Créez des catégories, des tags, des listes, des requêtes personnalisables et assignez des personnes à différents groupes (personnel, transport et transfers, fournisseurs, techniciens, coordinateurs d'artistes, médias, invités, agents, etc.).

Stockez des documents liés à des personnes ou des entreprises spécifiques comme les passeports, les permis de conduire pour les conducteurs, les licences pour les sites, les contrats, les assurances, etc.). Importez des données à partir de feuilles Excel et laissez le système suggérer des doublons potentiels pour les fusionner. Gagnez du temps en utilisant des transferts de données en masse et d'autres actions de masse.

Bulletins d'information, mailing de masse

Bulletins d'information, mailing de masse

Envoyez des communiqués de presse, des bulletins d'information et des invitations illimitées via l'outil de mailing de masse intégré d'Eventival ou les plates-formes intégrées de messagerie de masse - Mailchimp, SendGrid, Mailjet ou MadMimi. Créez des listes de diffusion adaptables et archivez les emails envoyés. Personnalisez les emails en utilisant les champs de fusion (ils rempliront automatiquement les informations stockées dans le système) et envoyez des emails avec des pièces jointes personnalisées telles que des itinéraires personnels, des factures, des confirmations.

Rechercher et exporter

Rechercher et exporter

Utilisez le puissant moteur de recherche d'Eventival permettant de combiner simultanément plusieurs critères afin d’effectuer des recherches très complexes et enregistrer votre recherche en tant que requête pour référence ultérieure. Choisissez les informations qui doivent apparaître dans vos exportations et sélectionnez votre format d'exportation préféré. Une fois que vous avez créé vos exportations personnalisées, elles seront accessibles en cliquant sur un bouton.

Interface personnalisable

Interface personnalisable

Créez des champs de base de données personnalisés supplémentaires, des menus déroulants, des zones de texte et des cases à cocher pour que votre Eventival s’adapte à vos besoins.

Page de visiteur (Visitor Page)

Page de visiteur (Visitor Page)

L'interface frontale personnalisable accessible à partir de votre site Web est votre canal de communication avec les groupes de musique, la presse, les invités et les autres participants, en vous aidant à collecter et à distribuer des données, accepter les paiements en ligne et bien plus.

Membres

Membres

Conservez toutes les données des membres présents et passés dans une base de données pour un suivi facile. Inscription en ligne des membres. Options de paiement flexibles, conditions et niveaux.

Relations avec les donateurs et les sponsors

Relations avec les donateurs et les sponsors

Conservez les données actuelles et passées des donateurs et des partenaires au même endroit pour faciliter le suivi. Faites un suivi du développement des relations d'affaires dans la gestion de projet. Conservez et supervisez les donations, et gérez leurs plans.

Relations presse

Relations presse

Conservez les données des représentants des médias présents et passés dans un seul endroit pour un suivi facile. Traitez les demandes d'accréditation de presse, gérez l'hébergement et les déplacements. Recevez et gérez les demandes d'interviews et organisez les itinéraires.

Spécifications du système

Spécifications du système

Consultez notre fiche technique pour plus d'informations.