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Vue d'ensemble des fonctionnalités

FONCTIONNALITÉS - FESTIVALS DE FILMS

Tout à un seul endroit

Tout à un seul endroit

Un centre de données principal pour organiser et gérer tous les aspects du travail et pour s'assurer que toute l'équipe reste à la même page.
Pas besoin de basculer entre les feuilles de calcul et les vues, en supprimant les données saisies en double et en améliorant la collaboration au sein de l'équipe. Toute modification ou mise à jour sera visible à tous les membres de l'équipe.
 
Film ou proposition de projet

Film ou proposition de projet

Lancez votre appel à candidatures et commencez à recevoir des entrées directement dans votre base de données de films. Créez des formulaires de propositions en ligne illimités et personnalisables pour des films ou des projets de films. Eventival peut traiter les paiements de frais de propositions via Paypal ou de nombreux autres systèmes de paiement (voir leur liste ici). Créez des codes de réduction pour les frais de candidature.

Se connecter à d'autres plates-formes de candidature

Se connecter à d'autres plates-formes de candidature

Synchronisez votre Eventival avec d'autres plateformes de propositions de films telles que FilmFestivalLife ou Festhome pour centraliser et traiter toutes les entrées dans un seul environnement.

Importer depuis Cinando

Importer depuis Cinando

Votre festival n'accepte pas les propositions ou vous souhaitez inviter et visionner un film qui n'a pas été soumis au processus de candidature?
Pas de problème, vous pouvez créer un profil de film manuellement ou gagner un temps précieux en important le film de la base de données Cinando grâce à la connexion directe entre Eventival et Cinando. La base de données Cinando contient plus de 50 000 entrées de films et plus de 75 000 profils de personnes qui peuvent être ajoutés à votre base de données Eventival en appuyant simplement sur un bouton.

 

Évaluation de films

Évaluation de films

Eventival fournit une interface en ligne sécurisée et facile d’utilisation afin de permettre à votre comité de sélection ou à des évaluateurs externes d'accéder aux liens, prévisualiser, examiner et noter les propositions. Vous assignez le programmeur et les réviseurs qui doivent visionner les films en question.

Sélection de films

Sélection de films

Suivez votre progrès en attribuant le statut de sélection et la section de programme aux candidatures. Ayez une vision d’ensemble grâce à des aperçus personnalisables et communiquez facilement pour informer les candidats de leur sélection grâce à l'outil de publipostage intégré avec des modèles d'email personnalisables.

Informations sur le film et les matériaux

Informations sur le film et les matériaux

Eventival devient alors le centre de données principal pour tout ce qui est en relation avec vos films. Vous n'avez plus à chercher dans plusieurs dossiers et feuilles de calcul, vous trouvez tout ce dont vous avez besoin dans un seul endroit. Gardez des titres de films avec des détails de production, des synopsis et toutes informations complémentaires pertinentes. Joignez des documents importants et des liens vers des dossiers externes dans Dropbox ou Google Drive. Associez les films à des personnes ou à des entreprises et créez des champs personnalisés pour toute information qui ne correspond pas à d'autres sites.

Laissez les réalisateurs mettre à jour les informations sur leurs films

Laissez les réalisateurs mettre à jour les informations sur leurs films

Arrêtez le copier-coller des informations depuis vos emails et laissez les réalisateurs et les producteurs mettre à jour leurs informations sur leurs films de telle manière que ces informations aillent directement vers votre base de données de films et ne demandent plus de travail supplémentaire pour vous. Eventival permet aux réalisateurs, grâce à une interface en ligne facile d’utilisation, de vous fournir des entrées de catalogues de films, des dossiers de presse, des informations techniques sur la copie de films ou tout autre élément lié à leur film.

Programmation de films

Programmation de films

Commencez à programmer votre festival facilement en déplaçant les films dans l'agenda. Eventival vous permet de vous concentrer sur l'aspect créatif en prenant soin du côté technique – il vous signale des incompatibilités d’emploi du temps, des problèmes de formats et bien d'autres aspects. Ajoutez une présentation ou un Q&A à chaque projection et Eventival l'ajoutera automatiquement aux programmes des présentateurs, des invités et des traducteurs. Catégorisez vos projections entre le public, la presse, l'industrie ou d'autres catégories de projections. Planifiez une projection de courts métrages en regroupant plusieurs films.

Programme

Programme

Créez un calendrier principal des projections de films, des sessions de questions - réponses, des ateliers, des fêtes et d'autres événements sociaux et industriels. Utilisez différentes couleurs pour différents lieux et sections de film. Utilisez le gestionnaire de site pour afficher uniquement les lieux sélectionnés, élargissez le calendrier et projetez-le sur le mur pour avoir une vue d’ensemble. Exportez le calendrier de la manière désirée: Excel ou d'autres formats? Calendrier global de tous les événements ou seulement les projections? Tous les jours, tous les lieux ou seulement ceux que nous avons sélectionnés? Un jour de festival par feuille ou l’ensemble dans une seule feuille? Les lieux verticalement et les horaires horizontalement ou l’inverse? Les options sont infinies.

Publications

Publications

Préparez vos inscriptions aux publications dans une base de données centrale et exportez-les vers d'autres plateformes que ce soit en ligne ou au format papier comme le site Web du festival, des applications mobiles, le système de billetterie des catalogues et des brochures. Un espace dédié pour éditer tous vos textes, relectures et traductions vers plusieurs langues. Gardez l'œil sur des évolutions et protégez le travail terminé, configurez un nombre illimité de mises en page de publications souhaitées et exportez des données de films, de projection ou de données de participants dans plusieurs formats.

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Synchronisation avec le site Web, l'application mobile et la billetterie

Publiez le calendrier de votre festival et filmez facilement des informations sur votre site Web, votre application mobile ou votre système de billetterie sans avoir besoin de télécharger des textes, des images et des fichiers sur votre site Web. Connectez votre site Web à Eventival pour qu'il soit toujours à jour, même lorsque vous modifiez le programme du festival.

  Transférez les informations sur les films et le programme dans votre vidéothèque Cinando.

Frais logistiques et de tournage

Frais logistiques et de tournage

Gardez l’œil sur l’état de toutes les copies de films numériques et non numériques, de leurs détails techniques et de leurs mouvements. Créez des aperçus et imprimez des feuilles de logistique. Gardez un œil sur tous les dépenses et recettes liées à un film particulier dans un seul endroit et éditez des aperçus des dépenses.

Invitation

Invitation

Invitez des délégations de films, des partenaires, des sponsors, des membres du conseil d'administration et d'autres invités, laissez-les répondre en ligne et indiquez les détails de leurs séjours dans le festival. Créez des modèles d'invitation personnalisables et envoyez des invitations en masse personnalisées.

Accueil

Accueil

Gérez la gestion des invités de A à Z, catégorisez vos invités, suivez les arrivées et les départs internationaux, organisez les horaires de ramassage et de transfert, maintenez un suivi de vos capacités d'hébergement, gérez les frais d'hébergement et générez des listes de chambres. Gardez un œil sur tout cela en utilisant une recherche avancée pour les invités en fonction de tous les critères, des aperçus personnalisables et des exportations de données vers plusieurs formats. Laissez Eventival devenir votre archive concernant des invités passés, les réservations d'hôtel et participations aux événements.

Voyage et transferts

Voyage et transferts

Saisissez et enregistrez les détails du voyage international des invités. Il peut être utilisé à la fois lorsque vous organisez le voyage de l’invité et aussi pour les invités qui organisent leur voyage eux-mêmes afin qu’ils puissent entrer leurs détails de voyage. Créez des horaires de transports et transfers locaux. Le système fait automatiquement des suggestions de transports et transfers en fonction de l'arrivée de l’invité et des événements à son programme. Attribuez des chauffeurs et des assistants et exportez sur Excel ou en PDF les horaires de transport pour chaque invité, chauffeur ou un calendrier général.

Logement

Logement

Maintenez un suivi de vos chambres d'hôtels disponibles, réservez des chambres pour les producteurs, les invités et les entreprises, gérez les frais d'hébergement et générez des listes de chambres en ligne et hors-ligne et des reçus d'hôtel.

Itinéraires

Itinéraires

Eventival génère un itinéraire personnalisé pour chaque participant en fonction de son programme d'événements, de projections, de réunions, de voyages et de transferts, de check-in et de check-out à l'hôtel. Envoyez les itinéraires par email à chaque invité ou laissez-le voir et télécharger les itinéraires en ligne sur leur page visiteurs.

Événements

Événements

Gérez des événements, des lieux et des capacités, reliez les parties prenantes et les fournisseurs, créez juste pendant votre festival ou durant toute l'année des événements ouverts ou sur invitation. Créez des listes d'invités, envoyez des invitations personnalisées à l'aide de notre outil de publipostage et laissez les invités répondre en ligne avec ou sans besoin de se connecter. Envoyez des rappels et des confirmations, et éditez des listes d'invités.

Accréditation

Accréditation

Exécutez l'accréditation en ligne sur la page des visiteurs Eventival, qui permet aux participants de s'inscrire, de demander une accréditation et de payer via Paypal ou divers autres systèmes de paiement (voir leur liste ici). Créez différents types d'accréditations ou de lots et laissez Eventival s'occuper de l'envoi des confirmations automatiques et des factures.

Badges

Badges

Créez et imprimez des badges avec les photos des participants, les noms, les dates, les niveaux d'accès et d'autres informations. Gardez un œil sur des badges à chaque étape en vérifiant s'ils ont été assignés, payés, imprimés ou émis. Ajoutez des codes à barres ou des codes QR aux badges et numérisez-les pour surveiller la présélection / la participation aux événements et exportez les statistiques d’assistance globales.

Liste de l'industrie

Liste de l'industrie

Affichez la liste des participants et leurs profils dans une interface en ligne qui permet aux utilisateurs de rechercher, filtrer, ajouter aux favoris et se contacter directement entre eux. Donnez la possibilité à vos invités de programmer des réunions avant même d'arriver au festival.

Gestion des bénévoles

Gestion des bénévoles

Recrutez des bénévoles et laissez-les remplir un formulaire d'inscription personnalisable en ligne. Conservez toutes les données présentes et passées dans une base de données personnelle afin de les suivre facilement. Utilisez l'outil de mailing de masse intégré pour informer facilement les volontaires sélectionnés et non sélectionnés ainsi que pour toute autre communication de masse. Gérez l'accréditation du personnel, l'hébergement, les déplacements, la communication et les horaires.

Formulaires en ligne

Formulaires en ligne

Regroupez les commentaires grâce au sondage réalisé auprès des participants du festival pour améliorer la préparation du festival. Créez autant de formulaires personnalisables en ligne que vous le désirez avec les champs souhaités et dans les langues requises avec ou sans besoin de se connecter à la page des visiteurs – appel à candidatures pour des bénévoles, des sondages ou des formulaires d'inscription. Laissez le système envoyer des emails de confirmation automatique avec une vue d'ensemble des informations saisies.

Projet et gestion des tâches

Projet et gestion des tâches

Planifiez et gérez le travail, attribuez des tâches et des rôles aux membres de l'équipe et suivez les check-lists et les échéances. Recevez des rappels et des notifications de toutes les mises à jour. Protégez les informations sensibles en rendant les projets visibles uniquement aux membres de l'équipe sélectionnés.

Vote et récompenses

Vote et récompenses

Organisez le vote en ligne et collectez des données à l'aide de formulaires de vote personnalisables, examinez les résultats et exportez-les vers des publications papier et des sites Web.

Base de données de contacts centralisée

Base de données de contacts centralisée

Développez votre base de données en ligne de personnes, d'entreprises, de films et d'événements avec des détails approfondis et personnalisables, reliez les profils et gardez un œil sur des changements de relations au cours des années. Créez des catégories personnalisables, des étiquettes, des listes, des requêtes. Importez des données à partir de feuilles Excel et laissez le système suggérer des doublons potentiels pour les fusionner. Gagnez du temps en utilisant des transferts de données en masse et d'autres actions de masse.

Bulletins d'information, mailing de masse

Bulletins d'information, mailing de masse

Envoyez des communiqués de presse, des bulletins d'information et des invitations illimitées via l'outil de mailing de masse intégré d'Eventival ou les plates-formes intégrées de maillig de masse - Mailchimp, SendGrid, Mailjet ou MadMimi. Créez des listes de diffusion flexibles et archivez les emails envoyés. Personnalisez vos courriels en utilisant des champs de fusion et envoyez des courriels avec des pièces jointes personnalisées comme des itinéraires personnels, des factures, des confirmations.

Recherche et extraction

Recherche et extraction

Utilisez le puissant moteur de recherche d'Eventival qui permet de combiner simultanément plusieurs critères pour effectuer des recherches très complexes et enregistrer votre recherche en tant que requête pour référence ultérieure. Choisissez l’information qui devrait apparaître dans vos extractions de données et sélectionnez le format d'exportation préféré. Une fois que vous avez défini vos extractions, celles-ci sont accessibles en cliquant sur un bouton.

Interface personnalisable

Interface personnalisable

Créez des champs de base de données personnalisés supplémentaires, des menus déroulants, des zones de texte et des cases à cocher pour que votre Eventival s’adapte parfaitement.

Page de visiteur (Visitor Page)

Page de visiteur (Visitor Page)

L'interface frontale personnalisable est votre canal de communication sécurisé avec les cinéastes, les invités, les participants, les bénévoles et la presse - ce qui leur permet de soumettre des films, de s'inscrire, de payer en ligne et bien plus.

Membres

Membres

Conservez toutes les données des membres présents et passés dans une base de données pour un suivi facile. Inscription en ligne des membres. Options de paiement flexibles, conditions et niveaux.

Contacts avec les donateurs et le sponsor

Contacts avec les donateurs et le sponsor

Conservez les données actuelles et passées des donateurs et des partenaires au même endroit pour faciliter le suivi. Suivez le développement dans les relations d'affaires dans la gestion de projet. Conservez et suivez les dons et gérez les dons échelonnés.

Relations presse

Relations presse

Conservez les données des représentants des médias présents et passés à un seul endroit pour un suivi facile. Envoyez des communiqués de presse par courrier électronique. Traitez les demandes d'accréditation de presse, gérez l'hébergement et les déplacements. Réunissez et gérez les demandes d'entretiens et déterminez des itinéraires.

Spécifications du système

Spécifications du système

Consultez notre fiche technique pour plus d'informations.