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Visión de conjunto de las herramientas

HERRAMIENTAS - ORGANIZADORES DE EVENTOS

Todo en un mismo lugar

Todo en un mismo lugar

Un nucleo de datos central para organizar y gestionar todos los aspectos del trabajo y asegurarse de que todo el equipo permanezca en la misma página. No es necesario cambiar entre hojas de cálculo y vistas generales, eliminando la entrada de datos duplicados y mejorando la colaboración del equipo. Cualquier cambio o actualización será visible para todos los miembros del equipo.

Base de datos de contacto centralizada

Base de datos de contacto centralizada

Haga crecer su base de datos en línea de contactos de personas, empresas, películas, artistas o eventos con detalles personalizables, enlace los perfiles y controle los cambios en las relaciones a lo largo de los años. Cree categorías personalizables, etiquetas, listas, consultas. Ahorre tiempo utilizando transferencias masivas de datos y otras acciones masivas. Use poderoso motor de búsqueda de Eventival que permite combinar simultáneamente múltiples criterios para realizar búsquedas complejas y guardar su búsqueda para consultas sobre referencias posteriores.

Boletines informativos, correo masivo

Boletines informativos, correo masivo

Envíe un sin límite de comunicados de prensa, boletines informativos e invitaciones a través de la herramienta de correo masivo, integrada de Eventival o plataformas integradas de correo masivo: Mailchimp, SendGrid, Mailjet o MadMimi. Personalice los correos electrónicos mediante campos de combinación y envíe correos electrónicos con archivos adjuntos personalizados, como itinerarios personales, facturas y confirmaciones. Modelo de correo electrónico para evitar los filtros de spam.

Invitaciones

Invitaciones

Personalice los correos electrónicos mediante campos de combinación y envíe correos electrónicos con archivos adjuntos personalizados, como itinerarios personales, facturas y confirmaciones. Envíe invitaciones con enlaces especiales permitiendo a los invitados responder con o sin necesidad de iniciar sesión.

Registro en línea

Registro en línea

Deje que sus participantes se registren en línea. Cree numerosos formularios personales en línea con los campos deseados y en los idiomas requeridos con o sin la necesidad de iniciar sesión en la Página del visitante (Visitor Page) - formularios de registro, llamadas de voluntarios, encuestas, cuestionarios, formularios de subscripción, etc. Deje que el sistema envíe correos electrónicos de confirmación automáticos con información general completa.

Acreditación

Acreditación

Ejecute el registro en línea y la acreditación en la página del visitante (Visitor Page) de Eventival, la que permite a los participantes registrarse, solicitar la acreditación y pagar a través de Paypal u otros sistemas de pago (consulte su lista aquí). Cree diferentes tipos de acreditación o paquetes de acreditaciones y permita que Eventival maneje el envío de confirmaciones y facturas automáticas.

Credenciales

Credenciales

Diseñe las dimensiones de las credenciales con las fotos de los participantes, nombres, fechas, los niveles de acceso y otros detalles. Mantenga un registro de las credenciales en cada paso al monitorear y vea si éstos están asignados, pagados, impresos o emitidos. Agregue códigos de barras o códigos preguntas y respuestas escanéelos para monitorear la asistencia a los eventos y exportar estadísticas generales de asistencia.

Eventos

Eventos

Administre eventos, lugares y capacidades, enlace las partes interesadas y a los proveedores, cree eventos abiertos o solo con invitación, que se desarrollen durante su evento principal o durante todo el año. Cree listas de invitados, envíe invitaciones personalizadas utilizando la herramienta de correo masivo y permita a los invitados confirmar su asistencia en línea con o sin la necesidad de iniciar sesión. Envíe recordatorios y confirmaciones, y exporte listas de invitados.

Programa

Programa

Cree un programa maestro de todos los eventos, fiestas, talleres o conferencias de prensa y deje que Eventival lo ayude con posibles reservas dobles. Use el administrador del lugar para mostrar solo los lugares seleccionados. Agrande el programa y proyéctelo en la pared para ver el panorama general. Exporte el programa como usted desee: ¿Excel u otros formatos? ¿El programa general de todos los eventos o solo el programa diario? Todos los días, todos los lugares o solo los lugares seleccionados? ¿Un día por hoja o todo en una hoja? ¿Lugares en forma vertical y franja horaria en horizontal o viceversa? Las opciones son infinitas.

Recepción

Recepción

Maneje la gestión de invitados de A a Z. Invite a los invitados, controle las llegadas y salidas internacionales, organice los horarios de transportes y transfers de ida y vuelta locales, realice un seguimiento de su capacidad de hoteles, gestione los gastos de alojamiento y genere listas de habitaciones. Realice un seguimiento de todo mediante la búsqueda flexible de invitados basada en distintos criterios, vista general personalizada y exportación de datos en varios formatos. Deje que Eventival sea el archivo de sus invitados anteriores, reservas de hotel y asistencia a eventos.

Viajes, Transportes y Transfers

Viajes, Transportes y Transfers

Ingrese y guarde los detalles del viaje internacional de los invitados. Se puede usar tanto para organizar el viaje del invitado como para que los invitados organicen su viaje ellos mismos y puedan marcar detalles necesarios. Cree programas de transportes locales. El sistema sugerirá automáticamente recomendaciones de transportes basadas en la llegada del huésped y de los eventos en su itinerario. Asigne choferes y acompañantes y exporte en Excel o PDF los programas de transportes y transfers para cada invitado, chofer o programación general.

Alojamiento

Alojamiento

Haga un seguimiento de su capacidad de hoteles y habitaciones, reserve habitaciones para invitados y empresas, gestione los gastos de alojamiento y genere listas de alojamiento en línea y cupones de hotel.

Itinerarios

Itinerarios

Eventival genera un itinerario personalizado para cada participante en función de su agenda de eventos, reuniones, viajes y traslados, check-in y check-out del hotel. Envíe los itinerarios por correo electrónico a cada invitado o permítales verlos y descargarlos en línea desde su página del visitante (Visitor Page).

Lista de participantes

Lista de participantes

Muestre la lista de participantes y sus perfiles en una interfaz en línea que permite a los usuarios buscar, filtrar, agregar a favoritos y contactarse directamente entre sí. Deje que sus invitados programen reuniones incluso antes de que lleguen al evento.

Gestión de voluntarios

Gestión de voluntarios

Contrate voluntarios y permítales completar un formulario de inscripción personalizado en línea. Guarde todos los datos personales actuales y pasados en una base de datos para facilitar su seguimiento. Utilice la herramienta de correo masivo incorporada para informar fácilmente a los voluntarios seleccionados y no seleccionados y para cualquier otra comunicación de masas. Maneje las acreditaciones del personal, el alojamiento, los viajes, la comunicación y programas.

Proyecto y gestión de tareas

Proyecto y gestión de tareas

Planifique y administre el trabajo, asigne tareas y roles a los miembros del equipo y mantenga el control sobre las listas de verificación y los plazos. Reciba recordatorios y notificaciones de cualquier actualización. Mantenga la información confidencial protegida haciendo que los proyectos sean visibles solo por los miembros del equipo seleccionados.

Miembros

Miembros

Guarde todos los datos presentes y pasados de miembros en una base de datos para facilitar su seguimiento. Registro de miembros en línea. Opciones de pago flexible, condiciones y niveles.

Relaciones de prensa

Relaciones de prensa

Mantenga los datos representativos de medios presentes y pasados en un solo lugar para facilitar su seguimiento. Enviar comunicados de prensa por correo masivo. Manejar solicitudes de acreditación de prensa, gestionar alojamiento y viajes. Recopilar y administra solicitudes de entrevistas y organizar itinerarios.

Relaciones con donantes y patrocinadores

Relaciones con donantes y patrocinadores

Mantenga los datos actuales y anteriores de donantes y socios en un solo lugar para facilitar su seguimiento. Seguimiento del desarrollo en las relaciones comerciales de la gestión de proyectos. Almacene y mantenga el control de las donaciones y gestione los planes de donación.

Importaciones y exportaciones de datos

Importaciones y exportaciones de datos

Importe datos en Excel y permita que el sistema sugiera posibles duplicados para fusionarlos. Exporte datos, listas, panoramas generales y elija qué información debe aparecer en sus exportaciones y el formato de exportación preferido. Una vez que haya creado sus exportaciones personalizadas, se podrá acceder a ellas con solo hacer clic en un botón.

Importar desde Cinando

Importar desde Cinando

Si usted es una organización relacionada con el cine, puede que le interese la conexión directa de Eventival con Cinando. La base de datos Cinando tiene más de 50 000 entradas de películas y más de 75 000 perfiles de personas de la industria del cine, las que se pueden importar fácilmente a su base de datos Eventival con solo pulsar un botón, ahorrando horas de trabajo manual.

Publicaciones

Publicaciones

Prepare el acceso a publicaciones en una base de datos central e imprímalas o expórtelas a otras plataformas en línea, como sitios Web aplicaciones móviles, sistemas de tickets, catálogos y folletos. Exporte el programa, las descripciones de los eventos, los perfiles y las biografías de los participantes o locutores en múltiples formatos.

Sincronización con el sitio Web, aplicación móvil y venta de entradas

Sincronización con el sitio Web, aplicación móvil y venta de entradas

Publique fácilmente su programa, información de eventos o perfiles de participantes en su sitio Web, aplicación móvil o sistema de tickets sin necesidad de cargar textos, imágenes y archivos a su sitio Web. Conecte su sitio Web a Eventival para que éste esté siempre actualizado incluso cuando realice cambios en el programa.

Página del visitante (Visitor Page)

Página del visitante (Visitor Page)

La fachada e interfaz de usuario personalizada es su canal de comunicación seguro con sus invitados, participantes, voluntarios y prensa, lo que les permite registrarse, confirmar su asistencia a eventos, pagar en línea y mucho más

Interfaz personalizada

Interfaz personalizada

Cree campos de base de datos personalizados adicionales, menús desplegables, cuadros de texto y casillas de verificación para que su Eventival se ajuste perfectamente.

Múltiples idiomas

Múltiples idiomas

Ambas interfaces de Eventival están siendo continuamente localizadas: la página del visitante (Visitor Page) está actualmente disponible en más de 15 idiomas, mientras que la página de inicio se encuentra en 6 idiomas.

Especificaciones del Sistema

Especificaciones del Sistema

Consulte nuestra hoja técnica para mayor información.