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Visión de conjunto de las herramientas

CARACTERÍSTICAS - FESTIVALES DE MÚSICA

Todo en un mismo lugar

Todo en un mismo lugar

Un núcleo de datos central para organizar y gestionar todos los aspectos del trabajo y para asegurar que el equipo permanezca en la misma página. No necesita cambiar entre hojas de cálculo y puntos de vista, eliminando la entrada de datos duplicados y mejorando la colaboración del equipo. Todo cambio realizado en el calendario del festival aparecerá automáticamente en el itinerario del artista y será visible por todos los demás miembros del equipo. Cambie la vista general del conjunto de la programación a una detallada.

Gestión del artista

Gestión del artista

Almacene toda la información y la banda del artista en una base de datos central, guarde las biografías, etiquetas, agentes e información sobre el equipo. Enlace a toda la gente y compañías relacionadas tales como agencias y agentes de reservas, encargados del viaje, equipo artístico de la reservación y guarde sus contactos. Cree campos personalizados para cualquier información que desee guardar y que no entre en ninguna otra parte. Eventival se podría convertir en su archivo sobre el historial de reservas.

Progreso de la producción

Progreso de la producción

Mantenga un registro de las etapas de producción, como firmar el contrato y el anexo del festival, organizar los viajes y visas, recibir anexos, backline, kits de prensa y otros documentos, anunciar al artista y enviar los itinerarios personales.

Documentos y enlaces

Documentos y enlaces

Almacene anexos técnicos, tramas, kits de prensa, contratos, fotos y otros documentos en un solo lugar y envíe enlaces a los documentos del personal relevante del festival.

Inscripción de artistas

Inscripción de artistas

Inicie la convocatoria de inscripciones de bandas y comience a recibir aplicaciones directamente en la base de datos de artistas. Cree su formulario de solicitud con los campos deseados y deje que las bandas carguen las imágenes, enlaces de video, contactos y otra información. Eventival también puede procesar tarifas de pagos de inscripciones a través de Paypal u otros sistemas de pago (consulte su lista aquí).

Revisión y selección del artista

Revisión y selección del artista

Configure un sistema de clasificación y revisión de bandas para los críticos. Eventival proporciona una interfaz en línea segura y fácil de usar, la que le permite acceder a enlaces de video y otros materiales enviados por las bandas y dar nota a sus aplicaciones. Mantenga un registro del estado de selección de cada artista e informe fácilmente a los solicitantes seleccionados y no seleccionados utilizando la herramienta incorporada de correo masivo.

Programación

Programación

Comience a programar fácilmente etapas y actividades en múltiples lugares usando el programa arrastrar y soltar. Agregue espectáculos, pruebas de sonido, chequeos en línea, cargas, cambios, ensayos, conferencias públicas o de prensa, entrevistas, llamadas de equipo, comidas y vincúlelas con artistas y eventos especiales. Use el administrador del lugar para mostrar solo los lugares seleccionados. Agrande el programa y proyéctelo en la pared para ver el cuadro completo. Exporte el programa de la manera deseada: ¿Excel u otros formatos? ¿Cronograma general de todos los eventos o ejecute solo por el día? ¿Todos los días, todos los lugares o solo los seleccionados? ¿Un día de festival por hoja o todo el festival en una hoja? ¿Lugares en sentido vertical y franja horaria en horizontal o viceversa? Las opciones son infinitas.

Publicaciones

Publicaciones

Prepare el acceso de su publicación en una base de datos central y expórtelas a otras plataformas en línea o impresas, como el sitio Web del festival, la aplicación móvil, el sistema de venta de entradas, catálogos y folletos. Espacio dedicado para todas sus ediciones de texto, revisión y traducciones a múltiples idiomas. Mantenga un registro del progreso y bloquee el trabajo terminado. Configure numerosos diseños de publicaciones y exporte los datos de artistas o participantes en múltiples formatos.

Sincronización con el sitio Web, aplicación móvil y venta de entradas

Sincronización con el sitio Web, aplicación móvil y venta de entradas

Publique fácilmente el programa del festival y los perfiles de artistas en su sitio Web, aplicación móvil o sistema de venta de entradas, sin la complicada tarea de tener que cargar textos, imágenes y archivos a su sitio Web. Conecte su sitio Web a Eventival para que éste esté siempre actualizado incluso cuando realice cambios en el programa del festival.

Recepción

Recepción

Maneje la gestión de invitados de A a Z. Clasifique a sus invitados, realice un seguimiento de las llegadas y salidas internacionales, organice los horarios de traslado de ida y vuelta locales, controle la capacidad de hoteles, gestione los gastos de alojamiento y genere listas de habitaciones. Realice un seguimiento de todo mediante la búsqueda flexible de invitados basada en distintos criterios, vista general personalizable y exportación de datos en varios formatos. Deje que Eventival sea su archivo de antiguos invitados, reservas de hotel y asistencia a eventos.

Viajes, Transportes y Transfers

Viajes, Transportes y Transfers

Ingrese y guarde los detalles del viaje internacional de los invitados. Se puede usar tanto para organizar el viaje del invitado como para los invitados que organizan su propio viaje y así puedan marcar detalles necesarios. Cree programas de transportes y transfers locales. El sistema sugerirá automáticamente recomendaciones de transportes y transfers basadas en la llegada del invitado, y los eventos en su itinerario. Asigne choferes y acompañantes y exporte en Excel o PDF, exporte el programa general o programas de transportes y transfers para cada invitado o chofer.

Alojamiento

Alojamiento

Haga un seguimiento de la capacidad de hoteles y habitaciones, reserve habitaciones para invitados, artistas y compañías, gestione los gastos de alojamiento y genere listas de alojamientos con o sin conexión así como cupones de hotel.

Itinerarios

Itinerarios

Cree un itinerario personalizado para cada artista, invitado o personal, en función de su programa de eventos, espectáculos, reuniones, viajes y traslados, check-in y check-out del hotel. Envíe los itinerarios por correo electrónico a cada invitado o manager del artista o hágalos visibles y descargables en su página del visitante (Visitor Page).

Eventos

Eventos

Administre eventos, lugares y capacidades, enlace con partes interesadas y proveedores, cree eventos abiertos o solo a través de invitación, que tengan lugar durante su festival o durante todo el año. Cree listas de invitados, envíe invitaciones personalizadas utilizando nuestra herramienta de correo masivo y permita a los invitados confirmar su asistencia en línea con o sin necesidad de iniciar sesión. Envíe recordatorios y confirmaciones, y exporte las listas de invitados.

Acreditación

Acreditación

Gestione fácilmente la acreditación de voluntarios, personal, prensa o invitados. Ejecute la acreditación en línea en la página del visitante (Visitor Page) de Eventival, la que permite a los participantes registrarse, solicitar la acreditación y pagar a través de Paypal u otros sistemas de pago (consulte su lista aquí). Cree diferentes tipos de acreditación o paquetes de acreditaciones y permita que Eventival maneje el envío de confirmaciones y facturas automáticas.

Credenciales

Credenciales

Diseñe las dimensiones de credenciales e imprímalos con las fotos de los participantes, nombres, fechas, niveles de acceso y otros detalles. Mantenga un registro de las credenciales en cada etapa a monitorear, donde sea que estas sean asignadas, pagadas, impresas o emitidas. Agregue códigos de barras o códigos de preguntas y respuestas a las credenciales y escanéelas para monitorear la detección / asistencia a eventos y exportar estadísticas generales de asistencia.

Gestión de voluntarios

Gestión de voluntarios

Contrate voluntarios y permítales completar un formulario de inscripción personalizado en línea. Guarde todos los datos personales actuales y pasados en una base de datos para así facilitar su seguimiento. Use la herramienta de correo masivo incorporado para informar fácilmente a los solicitantes seleccionados y no seleccionados y para cualquier otra comunicación masiva con voluntarios. Manejar la acreditación del personal, el alojamiento, los viajes, la comunicación y los horarios.

Formulario en línea

Formulario en línea

Reúna comentarios a través de una encuesta a los participantes de su festival, para mejorar aún más los preparativos del festival. Cree múltiples formularios personalizables en línea con los campos deseados y en los idiomas requeridos con o sin la necesidad de iniciar sesión en la Página del visitante (Visitor Page): llamado a voluntarios, encuestas o formularios de registro. Permita que el sistema envíe correos electrónicos de confirmación automáticos con información general completa.

Proyecto y gestión de tareas

Proyecto y gestión de tareas

Todo está en el trabajo en equipo! Planifique y administre el trabajo, asigne tareas y roles a los miembros del equipo y mantenga el control sobre las listas de verificación y fechas límites. Establezca recordatorios por usted mismo o sus colegas y reciba un informe de actualizaciones. Mantenga la información susceptible protegida haciendo que los proyectos sean visibles solo para los miembros del equipo seleccionado. Cree formularios para tareas y proyectos estándares y clónelas fácilmente si es necesario.

Base de datos de contacto centralizada

Base de datos de contacto centralizada

Todos los detalles sobre contactos en un lugar accesible para todos. Haga crecer su base de datos en línea, con contactos de personas, empresas, artistas y contactos de eventos con detalles personales, enlace los perfiles y controle los cambios en las relaciones a lo largo de los años. Cree categorías personales, etiquetas, listas, consultas y asigne personas a diferentes grupos (personal, transportes y transfers, proveedores, técnicos, coordinadores de artistas, medios, invitados, agentes, etc.).

Almacene documentos relacionados con personas o empresas específicas, como pasaportes, licencias de conducir, licencias para lugares, contratos, seguros, etc. Importe datos de Excel y permita que el sistema sugiera posibles duplicados para fusionarlos. Ahorre tiempo utilizando transferencias masivas de datos y otras acciones masivas.

Boletines informativos, correo masivo

Boletines informativos, correo masivo

Envíe comunicados de prensa, boletines informativos e invitaciones a través de la herramienta de correo masivo integrado a Eventival o la plataforma de correo masivo - Mailchimp, SendGrid, Mailjet o MadMimi. Cree listas de correo flexibles y archive los emails enviados. Personalice los emails mediante los campos de combinación (estos completarán automáticamente la información almacenada en el sistema) y envíe correos electrónicos con archivos adjuntos personalizados, como itinerarios personales, facturas y confirmaciones.

Búsqueda y exportación

Búsqueda y exportación

Utilice el poderoso motor de búsqueda de Eventival, que permite combinar simultáneamente múltiples criterios para realizar búsquedas complejas y guardarlas como consulta para una referencia posterior. Elija qué información debe aparecer en sus exportaciones y seleccione el formato de exportación preferido. Una vez que haya creado sus exportaciones personalizadas, usted podrá acceder a ellas con solo hacer clic en un botón.

Interfaz personalizable

Interfaz personalizable

Cree campos de base de datos personalizados adicionales, menús desplegables, cuadros de texto y casillas de verificación para que su Eventival se ajuste perfectamente.

Página del visitante (Visitor Page)

Página del visitante (Visitor Page)

La interfaz frontal personalizable accesible desde su sitio Web es su canal de comunicación con bandas, con la prensa, con invitados y otros participantes, lo que le ayuda a recopilar y distribuir datos, aceptar pagos en línea y mucho más.

Miembros

Miembros

Guarde todos los datos de miembros presentes y pasados en una base de datos para facilitar el seguimiento. Registro de miembros en línea. Opciones de pago flexibles, condiciones y niveles.

Relaciones con donantes y patrocinadores

Relaciones con donantes y patrocinadores

Mantenga los datos actuales y anteriores de donantes y socios en un solo lugar para facilitar el seguimiento. Seguimiento del desarrollo en las relaciones comerciales en la gestión de proyectos. Almacene y controle las donaciones y gestione los planes de donación.

Relaciones de prensa

Relaciones de prensa

Mantenga los datos representativos de medios presentes y pasados, en un solo lugar para facilitar el seguimiento. Enviar comunicados de prensa por correo masivo. Gestione solicitudes de acreditación de prensa, gestione alojamientos y viajes. Recopile y administre solicitudes de entrevistas y organice itinerarios.

Especificaciones del Sistema

Especificaciones del Sistema

Consulte nuestra hoja técnica para mayor información.