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Überblick über Funktionen

EVENT-ORGANISATION

Alles An Einem Ort

Alles An Einem Ort

Ein zentraler Datenknoten, um alle Aspekte der Arbeit zu organisieren und zu verwalten und sicherzustellen, dass das gesamte Team immer im Gleichklang ist. Kein Wechseln mehr zwischen Tabellen und Ansichten, doppelte Dateneingaben werden vermieden und die Teamzusammenarbeit verbessert. Jede Änderung oder Aktualisierung ist jederzeit für alle Teammitglieder sichtbar.

Zentralisierte Kontaktdatenbank

Zentralisierte Kontaktdatenbank

Erweitern Sie Ihre Online-Datenbank mit Personen-, Firmen-, Film-, Künstler- oder Eventkontakten mit anpassbaren Detailfeldern, verlinken Sie die Profile miteinander und behalten Sie den Überblick über sich im Laufe der Jahre ändernde Beziehungen. Erstellen Sie anpassbare Kategorien, Tags, Listen und Abfragen. Sparen Sie Zeit mit Massendatenübertragungen und anderen Massenfunktionen. Benutzen Sie Eventivals leistungsstarkes Suchwerkzeug, mit dem Sie mehrere Kriterien gleichzeitig kombinieren können, um komplexe Suchen durchzuführen und Ihre Suche als Abfrage zum späteren Nachschlagen zu speichern.

Newsletter, Massenpostsendung

Newsletter, Massenpostsendung

Senden Sie unbegrenzt Pressemitteilungen, Newsletter und Einladungen über das integrierte Massenmailsystem von Eventival oder andere integrierte Massenmail-Plattformen - Mailchimp, SendGrid, Mailjet oder MadMimi. Erstellen Sie flexible Mailinglisten und archivieren Sie gesendete E-Mails. Personalisieren Sie E-Mails mithilfe von Serienbrieffeldern und senden Sie E-Mails mit personalisierten Anhängen wie persönlichen Eventplänen, Rechnungen und Bestätigungen. E-Mail-Tipps zur Vermeidung von Spamfiltern.

Einladungen

Einladungen

Personalisieren Sie Einladungen mithilfe von Serienbrieffeldern und senden Sie E-Mails mit personalisierten Anhängen, z. B. individuelle Festivalpläne, Rechnungen oder Bestätigungen. Senden Sie Einladungen mit speziellen Links, die es dem Gast erlauben, mit oder ohne Log-In zu antworten.

Onlineregistrierung

Onlineregistrierung

Lassen Sie Ihre Teilnehmer online registrieren. Erstellen Sie eine beliebige Anzahl von anpassbaren Online-Formularen mit gewünschten Feldern und in den gewünschten Sprachen mit oder ohne Log-In auf der Besucherseite - Anmeldeformulare, Anfrage nach freiwilligen Mitarbeitern, Umfragen, Fragebögen, Subskriptionsformulare usw. Das System sendet automatische Bestätigungs-E-Mails mit einer Übersicht auf die angegebenen Informationen.

Akkreditierung

Akkreditierung

Führen Sie die Online-Akkreditierung und -Registrierung auf der Eventival Besucherseite durch, auf der sich die Teilnehmer registrieren, eine Akkreditierung beantragen und über Paypal oder andere Systeme bezahlen können (siehe Liste hier). Legen Sie verschiedene Akkreditierungsarten oder Pakete an und überlassen Sie Eventival das Versenden von automatischen Bestätigungen und Rechnungen.

Festivalausweise

Festivalausweise

Gestalten Sie Ausweislayouts und drucken Sie Festivalpässe mit Bildern, Namen, Daten, Zugriffsleveln und anderen Details der Teilnehmer. Behalten Sie die Übersicht über die Ausweise, indem Sie kontrollieren, ob sie zugewiesen, bezahlt, gedruckt oder ausgestellt wurden. Fügen Sie den Ausweisen Barcodes oder QR-Codes hinzu und scannen Sie diese, um die Teilnahme an Screenings / Veranstaltungen zu überwachen und exportieren Sie Statistiken zur Gesamtteilnehmerzahl.

Events

Events

Managen Sie Events, Veranstaltungsorte und Kapazitäten, verlinken Sie Stakeholder und Zulieferer, erstellen Sie offene Events oder welche für geladene Gäste, die während des Festivals oder über das ganze Jahr stattfinden. Erstellen Sie Gästelisten, versenden Sie personalisierte Einladungen mit unserem Massenmailsystem und lassen Sie die Gäste online ihre Anwesenheit bestätigen, ohne sich vorher einzuloggen. Verschicken Sie Erinnerungen und Bestätigungen und exportieren Sie Gästelisten.

Zeitplan

Zeitplan

Erstellen Sie einen Master-Zeitplan für alle Veranstaltungen, Partys, Workshops oder Pressekonferenzen und lassen Sie sich von Eventival bei möglichen Doppelbuchungen helfen. Verwenden Sie den Veranstaltungsort-Manager, um nur ausgewählte Veranstaltungsorte anzuzeigen. Vergrößern Sie den Zeitplan und projizieren Sie ihn an die Wand, um ein Gesamtbild zu bekommen. Exportieren Sie den Zeitplan auf jede beliebige Weise: Excel oder andere Formate? Gesamtablauf aller Veranstaltungen oder nur der Tagesablauf? Alle Tage, alle Orte oder nur ausgewählte? Ein Tag pro Blatt oder alles in einem Blatt? Orte vertikal und Zeitfenster horizontal oder umgekehrt? Die Möglichkeiten sind endlos.

Gästeservice

Gästeservice

Gästebetreuung von A bis Z. Laden Sie Gäste ein, verfolgen Sie internationale Ankünfte und Abflüge, arrangieren Sie lokale Transfers, behalten Sie den Überblick über Hotelkapazitäten, verwalten Sie Übernachtungskosten und erstellen Sie Zimmerlisten. Behalten Sie alles im Auge und nutzen Sie die flexible Suche nach Gästen mit Hilfe von Kriterien, anpassbaren Übersichten und Datenexporten in verschiedenen Formaten. Eventival ist Ihr Archiv für Gäste, Hotelreservierungen und Eventbesucher.

Reisen und Transfers

Reisen und Transfers

Erfassen und speichern Sie die internationalen Reisedaten für Ihre Gäste. Es kann sowohl für die Organisation der Reise als auch für Gäste, die ihre Reise selbst organisieren, verwendet werden. Erstellen Sie lokale Transferpläne. Das System schlägt automatisch Transfervorschläge vor, die auf der Ankunftszeit und Eventprogramm des Gastes basieren. Weisen Sie Fahrer und Begleitpersonen zu und exportieren Sie Transferzeitpläne für jeden Gast, jeden Fahrer, oder einen gesamten Zeitplan in Excel oder PDF.

Unterbringung

Unterbringung

Behalten Sie den Überblick über die Kapazität von Hotels und Zimmern. Reservieren Sie Räume für Gäste, Künstler und Firmen, verwalten Sie Übernachtungskosten und erstellen Sie Online- und Offline-Zimmerlisten und Hotelgutscheine.

Festivalpläne

Festivalpläne

Eventival erstellt für jeden Teilnehmer einen personalisierten Festivalplan auf Grundlage seiner Wünsche für Events, Meetings, Reisen und Transfers, Hotel-Check-in und Check-out. Verschicken Sie die Festivalpläne per E-Mail an den Gast oder lassen Sie ihn diese auf seiner Besucherseite online herunterladen.

Teilnehmerlisten

Teilnehmerlisten

Zeigen Sie die Liste der Teilnehmer und ihrer Profile in einer Online-Oberfläche an, die es den Benutzern ermöglicht, zu suchen, zu filtern, zu Favoriten hinzuzufügen und sich gegenseitig direkt zu kontaktieren. Lassen Sie Ihre Gäste Meetings planen, noch bevor sie bei der Veranstaltung ankommen.

Management für freiwillige Mitarbeiter

Management für freiwillige Mitarbeiter

Rekrutieren Sie Freiwillige und lassen Sie sie ein individuell gestaltbares Anmeldeformular online ausfüllen. Bewahren Sie alle jetzigen und früheren persönlichen Daten in einer Datenbank auf, um das Tracking zu erleichtern. Verwenden Sie das eingebaute Massenmailsystem, um die ausgewählten und nicht ausgewählten Freiwilligen leicht zu informieren. Managen Sie Personalakkreditierung, Unterkunft, An- und Abreise, Kommunikation und Zeitpläne.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Projekt- und Aufgabenmanagement

Planen und verwalten Sie Arbeit, weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben und Rollen zu und behalten Sie den Überblick auf Checklisten und Fristen. Stellen Sie im System Erinnerungen und Benachrichtigungen über Updates ein. Schützen Sie sensible Informationen, indem Sie Projekte nur für ausgewählte Teammitglieder sichtbar machen.

Mitgliedschaft

Mitgliedschaft

Archivieren Sie alle vorhandenen und früheren Mitgliederdaten in einer Datenbank zum einfachen Abrufen. Online-Mitgliederregistrierung. Flexible Zahlungsoptionen und Konditionen.

Pressearbeit

Pressearbeit

Archivieren Sie aktuelle und frühere Medienvertreterdaten an einem Ort, um das Abrufen zu erleichtern. Senden Sie Pressemitteilungen per Massenpost. Bearbeiten Sie Anfragen für Presseakkreditierung, managen Sie Unterkünfte sowie An- und Abreisen. Sammeln und verwalten Sie Interviewanfragen und organisieren Sie Eventpläne.

Spender- und Sponsorenbeziehung

Spender- und Sponsorenbeziehung

Archivieren Sie aktuelle und frühere Daten von Spendern und Partnern an einem Ort, um das Abrufen zu erleichtern. Verfolgen Sie die Entwicklung von Geschäftsbeziehungen im Projektmanagement. Speichern und verfolgen Sie Spenden und verwalten Sie Spendenpläne.

Datenimporte and -exporte

Datenimporte and -exporte

Importieren Sie Daten aus Excel-Tabellen und lassen Sie das System mögliche Duplikate vorschlagen, um sie zusammenzulegen. Exportieren Sie Daten, Listen und Übersichten und wählen Sie aus, welche Informationen in Ihren Exporten und in Ihrem bevorzugten Exportformat angezeigt werden sollen. Sobald Sie Ihre benutzerdefinierten Exporte erstellt haben, sind sie mit einem Klick verfügbar.

Import Von Cinando

Import Von Cinando

Wenn Sie eine filmbezogene Organisation sind, könnten Sie Interesse an der direkten Verbindung von Eventival mit Cinando haben. Die Cinando-Datenbank enthält über 50 000 Filmeinträge und über 75 000 Profile von Personen aus der Filmindustrie, die Sie per Knopfdruck einfach in Ihre Eventival-Datenbank importieren und somit Stunden von Arbeit sparen.

Publikationen

Publikationen

Bereiten Sie Ihre Publikationseinträge in einer zentralen Datenbank vor und exportieren Sie diese auf andere Online- oder Print-Plattformen wie die Festival-Website, Mobile Apps, Ticketing-Systeme sowie Kataloge und Broschüren. Exportieren Sie den Zeitplan, Eventbeschreibungen, Profile und Biographien von Teilnehmern oder Referenten in mehrere Formate.

Synchronisierung Mit Webseite, Mobile App Und Ticketing

Synchronisierung Mit Webseite, Mobile App Und Ticketing

Veröffentlichen Sie Ihren Terminplan, Ihre Veranstaltungsinformationen oder Ihre Teilnehmerprofile ganz einfach auf Ihrer Website, mobilen App oder Ihrem Ticketsystem, ohne dass Sie zeitraubend Texte, Bilder und Dateien auf Ihre Website hochladen müssen. Verbinden Sie Ihre Website mit Eventival, damit sie auch bei Änderungen am Festivalprogramm immer auf dem neuesten Stand ist.

Besucherseite

Besucherseite

Das anpassbare Front-End-Interface ist Ihr sicherer Kommunikationskanal mit Gästen, Freiwilligen und Presse - zur Registrierung, Anwesenheitsbestätigung für Events, Online-Zahlungen und vieles mehr.

Individuell Gestaltbare Benutzeroberfläche

Individuell Gestaltbare Benutzeroberfläche

Erstellen Sie zusätzliche benutzerdefinierte Datenbankfelder, Drop-Down-Menüs, Textfelder und Kontrollkästchen, um Ihr Eventival maßzuschneidern.

Verschiedene Sprachen

Verschiedene Sprachen

Beide Eventival-Interfaces werden ständig lokalisiert: Die Besucherseite ist derzeit in über 15 Sprachen verfügbar, während das Back Office in 6 Sprachen verfügbar ist.

Systemspezifikationen

Systemspezifikationen

Weitere Informationen finden Sie in unserem technischem Datenblatt.